Hinweisgebersystemgesetz

H&S QM-Support unterstützt Sie bei der Umsetzung des kommenden Hinweisgeber-Systemgesetz

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Transparentes Hinweisgebersystem fordert das Gesetz für Unternehmer

Mit einem neuen Gesetz werden Personen, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen und Behörden melden, vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Das deutsche Justizministerium setzt damit eine EU-Richtlinie um und geht in einem wichtigen Punkt einen Schritt weiter.

Altenpflegerin

Warum ein Hinweisgeber-Schutzgesetz?

Die Altenpflegerin, die Missstände in ihrem Heim öffentlich macht – und deshalb gekündigt wird. Ein Mitarbeiter, der fehlende Leistungsnachweise bei einer Abrechnung entdeckt, bei den Behörden meldet – und aus dem Job gedrängt wird. Diese „Whistleblower“ enthüllen Missstände und bringen Verbrechen wie Korruption, Verletzungen der Menschenrechte oder Datenmissbrauch an die Öffentlichkeit. Sie riskieren viel und sind nicht ausreichend geschützt. Wer auf Missstände hinweist, muss mit Sanktionen rechnen oder um seinem Job bangen. Ein Hinweisgeber-Schutz-Gesetz wird das ändern!

Wie kam es zu dem Hinweisgeber-Schutz-Gesetz?

Die Europäische Union hat sich im Dezember 2019 auf eine Whistleblower-Richtlinie geeinigt. Whistleblower sind in unserer Gesellschaft äußerst wichtig. Dazu EU-Vizepräsidentin und Kommissarin für Werte und Transparenz, Věra Jourová: „Es sind mutige Menschen! Sie bringen illegale Aktivitäten ans Licht, um die Öffentlichkeit vor Fehlverhalten zu schützen. Meist unter großer Gefahr für ihre Karrieren und ihren Lebensunterhalt. Für ihr Handeln verdienen sie Anerkennung und Schutz“.

Diese EU-Richtlinie muss binnen zwei Jahren in nationales Recht umgesetzt werden. Ein Entwurf stellte Justizministerin Christine Lambrecht (SPD) vor. In einem wichtigen Punkt geht der Entwurf über die EU-Richtlinie hinaus. Der Anwendungsbereich der EU-Richtlinie beschränkt sich nur auf das Unionsrecht. Sie schützt die Hinweisgeber, die Verstöße gegen EU-Recht melden. Der Gesetzentwurf des Justizministeriums bezieht sich auf Verstöße gegen europäisches und deutsches Recht.

Karl-Heinz Schuster, H&S Geschäftsführer: „Wer im Rahmen des Datenschutzes ein Datenleck meldet, wird durch die EU-Richtlinie geschützt. Wer Schmiergeld-Zahlungen aufdeckt, nicht. Deshalb ist es richtig, den Gesetzentwurf gegen europäisches und deutsches Recht aufzubauen.“

Was bedeutet das Gesetz für Unternehmen und Behörden?

Wie die Süddeutsche Zeitung berichtet, heißt es in Paragraf 35 des Entwurfs: „Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien, also Vergeltungsmaßnahmen sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.“ Dabei soll eine Beweislastumkehr gelten. Das heißt, der Arbeitgeber muss nachweisen, dass eine Kündigung nichts mit der Aufdeckung von Missständen zu tun hat. Die Frist zur Umsetzung des Hinweisgeber-Schutzgesetz läuft: Ab 17. Dezember 2021 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und Behörden ein Hinweisgebersystem installieren. Bis Ende 2023 trifft diese Pflicht auch kleinere Unternehmen.

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Aktuell

Wie müssen Hinweisgeber entdeckte Missstände melden?

Der Gesetzentwurf sieht vor, dass zwei Meldewege für Hinweisgeber eingerichtet werden. Diese Meldewege stehen gleichwertig neben einander und können frei gewählt werden. Dies wird zum einen ein interner Meldekanal innerhalb des Unternehmens oder der Behörde sein, zum anderen ein externer Meldekanal. Dieser Meldekanal wird bei einer unabhängigen Stelle eingerichtet. Findet der Whistleblower innerhalb des Unternehmens kein geeignetes Hinweisgebersystem, wird er sich direkt an die Öffentlichkeit oder an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Eine schlechte Option für jeden Unternehmer. Aus diesem Grund sollte jeder Unternehmer zeitnah ein geeignetes Hinweisgebersystem einrichten. Dieses System muss „Rund um die Uhr“ für Informanten bereit stehen.

Was passiert mit Whistleblower, die falsche Missstände melden?

Whistleblower, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen weitergeben müssen für den entstandenen Schaden aufkommen.

Browserbasierte Anwendung mit qoom Care

Wie sollten die Unternehmen die Anforderungen umsetzen?

Eine interne Aufklärung der Vorfälle hat aus Sicht der Hinweisgeber und Unternehmer höchste Priorität. Kein Unternehmer möchte aufkommende Missstände in der Presse, in soziale Medien oder in Leak-Plattformen lesen. Unparteiische Schiedspersonen (Ombudspersonen) stellen eine vertrauliche Anlaufstelle für Mitarbeiter oder Lieferanten dar. Ein anderes wirksames Instrument sind elektronische Hinweisgebersysteme, wie beispielsweise die qoom care VDAB / H&S Muster-Handbücher. Sie ermöglichen eine anonyme zeit- und ortsunabhängige Meldungsabgabe. Datenschutz und Datensicherheit sind mit Abstand wichtige Kriterien zur Beurteilung der Qualität einer Anwendung. Ein zuverlässiger Beleg bieten unabhängige Zertifizierungen. Das deutsche Institut für Normung e.V. hat im vergangenen Jahr Leitlinien im Rahmen der DIN ISO 37002:2020-08 veröffentlicht, indem die Implementierung eines Hinweismanagementsystems beschrieben ist. Die Einführung und Umsetzung eines gelebten, zertifizierbaren Compliance Management System nach DIN ISO 37301 beugt die Thematik im Grunde vor.

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Countdown bis zum 17. Dezember 2021, 8:00 Uhr für ein Hinweisgebersystem innerhalb Ihres Unternehmens, wenn Sie mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigen.

Welche praktischen Tipps zur Umsetzung sollten Unternehmen beherzigen?

Die Entscheidung über ein Hinweisgebersystem ist der erste Schritt. Die Akzeptanz und Bekanntheitsgrad des Systems im Unternehmen der nächste. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind regelmäßig über die Existenz, den Nutzen und Anwendung zu informieren. Eine zentrale Ombudsperson im Unternehmen oder beispielsweise in der Pflege über Verbände und/oder Kooperationspartner würden bei Bedarf gerne zur Verfügung stehen. Diese Anwendung ermöglicht nicht nur eine anonyme Meldungsabgabe, sondern einen geschützten Dialog mit dem Ansprechpartner. Es können Nachfragen zum Vorfall gestellt werden, um die Plausibilität des Hinweises sowie die Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers zu bewerten. Es fördert eine rasche Aufklärung des Sachverhalts und der Hinweisgeber wird über den Fortgang der Bearbeitung seiner Meldung informiert.

Fazit

Hinweisgebersysteme, eingebettet in ein gelebtes Compliance-Management-System und Kultur, minimieren Haftungsrisiken und tragen nachhaltig zum Unternehmenserfolg bei. Die H&S QM-Support bietet Ihnen in allen beschriebenen Belangen Beratung, Trainings und Bildungsmaßnahmen an. 

 

 

 

Managementsysteme mit H&S Handbücher implementieren, …

... um Haftungsrisiken zu minimieren!

VDAB QM-Hamdbuch

Managementsysteme sind komplexe „Werkzeuge“ zum managen eines Unternehmens mit Planen, Organisieren, Führen und Kontrollieren. Diese Werkzeuge stellen ein strukturiertes System dar. 

Alle zertifizierbaren Managementsysteme unterteilen sich seit der Revision im Jahr 2015 in zehn Kapitel (High Level Structure). Der Unternehmer beschreibt in der ersten drei Kapitel eines jeden Managementsystem den Anwendungsbereich, Normative Verweise und fachspezifische Begriffe. Im Kontext des Unternehmens erläutern Sie ihre interne und  externe Themen. Das Thema Führung, organisatorische Rahmenbedingungen, Maßnahmen und Methoden zur Festlegung und Erreichung der Ziele werden dokumentiert. Ein Managementsystem, welches sich an einem anerkannten Standard (z. B. einer Norm) orientiert, ist zertifizierbar. 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Notwendigkeit der Anwendung eines Managementsystems resultiert vor allem aus der praktischen Erkenntnis. Eine gute und zeitgemäße Unternehmensführung bei einer hohen Dynamik der Veränderungen benötigt das Unternehmen ein geeignetes und wirksames Managementsystem. Gerade durch technologischer Wandel, Globalisierung, Digitalisierung, beschleunigte Prozesse und demografischer Wandel sind die „Management-Werkzeuge“ wichtige Bausteine der Unternehmensführung. Die Notwendigkeit resultiert entscheidend aus den Forderungen der Kunden,  der Partnerund dem Gesetzgeber.

Warum Managementsysteme implementieren?

Ein Unternehmen zu führen und „am“ Unternehmen zu arbeiten ist heute die Herausforderung. Die komplexen Anforderungen aller Interessenspartner (Kunde, Mitarbeiter, Lieferant, Gesellschaft mit z. B. Gesetzen und Eigner) bringen Sie in Einklang und setzten sie um. Unternehmer verlassen sich bei der Bewältigung ihrer Führungsaufgaben nicht mehr alleine auf die eigene Erfahrung und Kompetenz.  Sie benötigen ein für das Unternehmen maßgeschneidertes Werkzeug, das sie bei der strategischen und operativen Betriebsführung unterstützt. Da bewährte sich die Balanced Scorecard als strategisches Kennzahlensystem. Das Werkzeug  besteht aus einer langfristigen Ausrichtung des Unternehmens mit der Beschreibung  einer Vision, Mission und einer Strategie der Zielverfolgung. Mit Kennzahlen aus den Perspektiven von Kunden, Mitarbeiter, Finanzen und Prozessen bestimmen Sie die Aspekte des nachhaltigen Erfolgs. Daraus formuliert der Unternehmer seine operativen Ziele, Handlungsgrundsätze und die  abgeleiteten Strukturen über Prozessregelungen. In einer Landkarte von Prozessen gibt ein solches Ordnungssystem dem Management und den Beschäftigten eine klare Orientierung. Damit fördern Sie als Unternehmer die Gestaltung und Ausführung der Aufgaben und fördert die Transparenz. Der Blick ist konzentriert auf die wertschöpfenden Prozesse, mit denen Sie ihr Geld verdienen. Diese bewerten und optimieren Sie regelmäßig und definieren mögliche Risiken und Chancen. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess in Verbindung mit der Wirksamkeit ihrer Prozesse mittels Audit rundet das Managementsystem ab. Alle Managementsysteme begegnen die Produkt- und Dienstleistungshaftung der Unternehmer mittels Transparenz und entsprechende Nachweise.

Karl-Heinz Schuster, Leadauditor von Managementsystemen erklärt: „Managen bedeutet, das sich Unternehmen an einer Politik mit Visionen ausrichten. Daraus vereinbaren Sie mit allen Mitarbeitern operative Ziele. Die Aufgaben werden nach dem Deming-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) bearbeitet. Aus dieser Zielplanung (Plan) schaffen Sie die Voraussetzungen, um die Prozesse und Tätigkeiten zu entwickeln und zu steuern (Do). Die Prozesse und alle Elemente der Managementsysteme bewerten Sie regelmäßig (Check) und optimieren die Prozesse (Act). Wir als H&S QM-Support haben für die Pflegebranche ausformulierte Handbücher als cloud- und webbasierte Managementsysteme entwickelt. Der Kunde erhält beim Handbuch Qualitätsmanagement alle MDK-Kriterien, ISO 9001 und TQM Anforderungen beschrieben. Das Gleiche gilt für die Handbücher zum Arbeitsschutz nach ISO 45001, Datenschutz nach DSGVO, BDSG und Compliance-Management nach ISO 19600. Alle Handbücher passen Sie noch individuell auf das Unternehmen an. Die Anwender sparen sich damit enorm viel Zeit und vor allem Nerven.“

Über 10 Jahre VDAB QM-Handbuch

Kompass der Qualität mit VDAB QM-Handbuch

Die VDAB QM-Handbuch Erfolgsgeschichte. Qualität und deren Herausforderungen an die Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung in Pflegeeinrichtungen steigen immer weiter an. Die dafür benötigten Ressourcen im Unternehmen werden dagegen in der Regel nicht mehr reichen. Umso wichtiger ist es, eine gute Unterstützung bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu haben. Seit mehr als zehn Jahren bietet das VDAB Qualitätshandbuch Einrichtungen eine professionelle und effiziente Grundlage für ihr einrichtungsindividuelles Qualitätsmanagement.  

Die Geschichte des VDAB QM-Handbuchs beginnt 2007. Das Thema Qualitätsmanagement nahm in dieser Zeit Fahrt auf. Und die Nachfrage nach Musterformularen für alle Aspekte der Qualitätsprüfungen stieg. Der VDAB entschied sich deshalb, zusammen mit den Spezialisten für Qualität H & S in Augsburg, ein eigenes Qualitäts-Management-Handbuch für die speziellen Anforderungen der Einrichtungen aufzulegen. Im Zentrum stand dabei das Ziel, die Einrichtungen beim Aufbau und Ausbau des einrichtungsinternen Qualitätsmanagements zu unterstützen und darüber hinaus optimal auf die Qualitätsprüfungen vorzubereiten. Das Ergebnis war die erste Auflage des VDAB QM-Handbuchs.

Kernstück ist das externe Qualitätsmanagement-Handbuch. Es beschreibt und erläutert die Anforderungen der Qualitätslevel. So enthält es Aussagen zu den Prozessen, Abläufen und Regelungen Ihres Qualitäts-Mangement-Systems und verweist auf die erforderlichen internen Qualitätsdokumente beziehungsweise Nachweise. Die Texte lassen sich benutzerfreundlich individuell auf Ihre Einrichtung anpassen. Die Struktur des QM-Handbuches orientiert sich dabei an der Gliederung der DIN EN ISO 9001, um den Überblick über alle Qualitätslevel zu gewährleisten.

Die angebotenen Arbeitshilfen / Vorlagen soll Ihnen Ihre tägliche Arbeit in der ambulanten und stationären Pflege unterstützen. Hier finden Sie zahlreiche Materialien, Ideen und Anregungen für die Arbeit mit pflegebedürftigen Menschen.

Insbesondere ein Qualitätshandbuch zu erstellen, erfordert Know-how, Erfahrung und Zeit. Weshalb sollten Sie mühsame Umwege riskieren? Mit dem VDAB-Qualitätsmanagement-Handbuch kommen Sie schneller ans Ziel. Wir wünschen Ihnen jetzt schon viel Spaß bei der Auswahl Ihrer Arbeitshilfen / Vorlagen. 

Wie kann man das VDAB QM-Handbuch erwerben?

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