Integrierte Management-Handbücher
für die Pflegebranche
Die H&S QM-Support UG (hb) & Co. KG in Augsburg startet mit „qoom Care“ eine Cloudbasierte Management-Lösung für die Dokumente eines integrierten Managementhandbuches. Als Pflegeeinrichtung bietet Ihnen qoom Care eine umfassende Darstellung aller Dokumente der verschiedenen Managementsysteme. Diese Managementsysteme könnten Qualitätsmanagement (VDAB-QM-Handbuch mit allen Qualitätsleveln), Datenschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Compliance und Risikomanagement umfassen. Ein integriertes Managementhandbuch vereint alle diese verschiedenen Managementsysteme in einem einzigen System, um die Zusammenarbeit, Koordination und Effizienz der verschiedenen Funktionen zu verbessern.
Darin werden die jeweiligen Anforderung in web- und cloudbasierte Anwendungen für Dokumente (Microsoft Word®), Tabellenkalkulation (Microsoft Excel®), Workflow und PDF-Dateien beschriebenen und einfach an einem zentralen Ort verwaltet und gespeichert. Die Browserbasierte Anwendungen optimiert die Bedienung zur mobilen Nutzung von Inhalten wie Notebook, Tablet oder Smartphone. Die gesamte Dokumentation verfügt über integrierte automatisierte Überprüfungsworkflows und ist prüfungssicher.
In einem kurzen Videosequenz haben wir die Vorteile des qoom care Management-Handbüchern beschrieben – LINK
Fit für die Anforderungen an Pflegeeinrichtungen mit dem qoom Care VDAB QM-Handbuch.
Die Lösung stellen wir Ihnen auf der linken Seite vor.
Die Management-Handbücher mit Inhalten, Struktur und Aufbau präsentieren wir auf der rechten Seite.
Klicken Sie jeweils auf das Bild und scrollen nach unten.
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Umfassend
Ein Portal für alle Managementsysteme verbunden mit einem modernen Büro-Management-System in vor beschriebenen Dokumenten, Checklisten, Aufgaben, Videoschulungen, Bescheinigungen, automatisierte Workflows und vieles mehr.
Sicher
Alle relevanten Daten können
gespeichert und archiviert werden.
Ihre Daten werden mit einer Webanwendungs-Firewall
gespeichert und auf Microsoft Azure gehostet. Der Cloudserver steht in Deutschland und unterliegt strengen datenschutzrelevanten Auflagen.
Einfach
Alles ist nur zwei Klicks entfernt und von jedem Gerät aus zugänglich: Desktop, Notebook, Tablet, Smartphone. Laden Sie einfach ein Word-/Excel-Dokument in das System hoch. Bearbeiten und speichern Sie Ihre Datei mit unserem System.
qoom care - VDAB Qualitätsmanagement-Handbuch
Das VDAB-Qualitätsmanagement-Handbuch wurde von der H&S QM-Support in Augsburg im Jahr 2008 erstellt. Die Autoren Bettina Häfele und Karl-Heinz Schuster verfügen durch ihre langjährige Berufspraxis zur Einführung und Implementierung von Qualitäts-Management-Systemen über eine ausgewiesene Branchenkompetenz und halten das VDAB-QM-Handbuch mit regelmäßigen Updates aktuell. Als Lead-(Zertifizierungs-) Auditoren kennen sie die Probleme und Lösungstechniken beim Erstellen und Umsetzen betrieblicher Qualitäts-Management-Systemen in ambulanten, teilstationären und vollstationären Pflegeeinrichtungen.
Die vorliegende Fassung wurde nach Prüfung seitens der VDAB Arbeitsgruppe „Qualität“ (Mitarbeiter und Vorstände) erstellt und unterliegt einem regelmäßigen Änderungsdienst (Update-Service).
Drei Module mit zugeordneten Qualitätsleveln bauen aufeinander auf und stehen Ihnen im qoom Care VDAB QM-Handbuch zur Verfügung:
Qualitätslevel 1
Beschreibung der Anforderungen aus
MD-Prüfkriterien
Qualitätslevel 2
Beschreibung der Anforderungen aus
DIN EN ISO 9001:2015
Qualitätslevel 3
Beschreibung der TQM-Philosophie aus
DIN EN ISO 9004:2018
Kernstück ist das ambulante Inhaltsverzeichnis und/oder stationäre Inhaltsverzeichnis des qoom care VDAB Qualitätsmanagement-Handbuches. Es gibt einen Überblick über die Bestandteile der Qualitätslevel und die hinterlegten dokumentierten Informationen. Diese bestehen aus Vorgabedokumenten zu den Prozessen, Abläufen und Regelungen Ihres Qualitätsmanagementsystems sowie Vorlagen für Aufzeichnungen im Rahmen der Nachweisführung. Die Texte lassen sich benutzerfreundlich individuell auf Ihre Einrichtung anpassen. Die Struktur des QM-Handbuches orientiert sich dabei an der international verabschiedeten High Level Structure für Managementsysteme. Um den Überblick über alle Qualitätslevel zu gewährleisten, wurde hierzu die Gliederung der DIN EN ISO 9001 hinterlegt.
Wir haben bereits nachfolgende Anzahl von Management-Handbüchern im deutschsprachigen Raum implementiert:
Compliance
0
Arbeitsschutz
0
Datenschutz
0
VDAB QM QL3
0
VDAB QM QL2
0
VDAB QM QL1
0
qoom care- VDAB/H&S Management-Handbücher
Die zunehmende Bedeutung normierter Managementsysteme lässt sich an dem kontinuierlichen Anstieg der Zertifizierungen messen. Den Schwerpunkt bilden das VDAB QM-Handbuch. Allerdings nehmen weitere Anforderungen an Unternehmen zu. Dies lässt sich an dem starken Anstieg der Zahl der Managementsysteme mit dem Fokus auf Datenschutz (DSGVO), Arbeitsschutz (ISO 45001) und Compliance (ISO 37301) beobachten.
Das VDAB QM-Handbuch können Sie mit drei weiteren Management-Handbücher mit gleicher Struktur, der High-Level-Structure ergänzen.
Übrigens: Bereits bestehende Handbücher aus Ihrem Haus sind auch auf einfachste Weise zu integrieren.
Datenschutz-Management-Handbuch
Beschreibung der Anforderungen aus
DSGVO, BDSGneu, TTDSG, IT-Sicherheit, u.a.
Nachfolgend stellen wir Ihnen die Vorteile eines Datenschutz-Management-Handbuches für die Pflegebranche vor:
Übersichtliche Einhaltung der Rechtsvorschriften: Mit einem Datenschutzhandbuch, das die Anforderungen der DSGVO, des BDSG und des TTDSG abdeckt, stellt für Sie als Pflegeeinrichtung sicher, dass alle relevanten Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Dies bietet rechtliche Sicherheit und minimiert das Risiko von Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen.
Vertrauen stärken: Die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten in der Pflege erfordert ein hohes Maß an Vertrauen von Patienten und Bewohnern. Ein Datenschutzhandbuch zeigt, dass Sie die Privatsphäre ernst nehmen und verantwortungsbewusst mit den Daten umgehen.
Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Das Datenschutzhandbuch dient als Schulungs- und Referenzmaterial, um Mitarbeitenden über die richtige Handhabung von Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufzuklären. Dies verringert das Risiko von versehentlichen Datenschutzverletzungen und steigert das Bewusstsein für datenschutzrelevante Themen.
Effiziente Prozesse: Durch klare Richtlinien im Datenschutzhandbuch entwickeln Sie effiziente Arbeitsabläufe, um Daten ordnungsgemäß zu erfassen, zu verarbeiten und zu schützen. Dies spart Zeit und Ressourcen und minimiert das Risiko von Datenlecks.
Reaktion auf Anfragen: Das Datenschutzhandbuch dient als Referenz bei Anfragen von Betroffenen oder Aufsichtsbehörden. Gut dokumentierte Datenschutzpraktiken ermöglichen eine schnelle und genaue Reaktion auf Anfragen, was zur Einhaltung der Transparenzpflichten beiträgt.
Anpassungsfähigkeit an Gesetzesänderungen: Die Gesetzgebung im Datenschutzbereich ändert sich regelmäßig. Ein Datenschutzhandbuch läßt sich leicht aktualisieren, um neue Anforderungen und Gesetzesänderungen widerzuspiegeln. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Konformität.
Wettbewerbsvorteil: Ein transparenter Umgang mit Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen können als Wettbewerbsvorteil dienen. Potenzielle Kunden und Partner werden eher geneigt sein, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, die einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten nachweisen können.
Insgesamt bietet ein gut gestaltetes Datenschutzhandbuch eine klare Struktur für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Es fördert das Vertrauen, die Effizienz und die Professionalität Ihrer Pflegeeinrichtung im Umgang mit sensiblen Daten.
Arbeits- und Gesundheitsschutz-Management-Handbuch
Beschreibung der Anforderungen aus
DIN ISO 45001:2018
Ein Handbuch für Arbeits- und Gesundheitsschutz, das die Anforderungen der ISO 45001 umsetzt, bietet eine Reihe von Vorteilen. Es ist ein Leitfaden zur Implementierung effektiver Maßnahmen zur Sicherung der Gesundheit und Sicherheit Ihres Personals. Sie halten die international anerkannte Best Practices im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz ein.
Verbesserte Sicherheit: Die ISO 45001-Anforderungen konzentrieren sich auf die Identifizierung und Bewältigung von Gefahren und Risiken. Ein solches Handbuch ermöglicht es Ihnen, potenzielle Gefahren rechtzeitig zu erkennen. Sie ergreifen proaktive Maßnahmen zur Risikominderung , was die Sicherheit der Mitarbeitenden erhöht.
Gesundheitsförderung: Mit den Standards des Handbuches lassen sich gezielte Programme zur Förderung der Gesundheit der Mitarbeitenden entwickeln. Dies kann die physische und psychische Gesundheit der Mitarbeiter verbessern und zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen.
Rechtliche Konformität: Ein Handbuch berücksichtigt die gesetzlichen Vorschriften im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die konsequente Anwendung minimiert das Risiko rechtlicher Konsequenzen und Sanktionen.
Effizienzsteigerung: Die Implementierung der ISO 45001-Standards ermöglicht eine bessere Organisation der Arbeitsprozesse, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt. Dies steigert die Produktivität und optimiert die Arbeitsabläufe.
Imageverbesserung: Pflegeeinrichtungen, die sich für den Arbeits- und Gesundheitsschutz ihres Personals einsetzen und die ISO 45001-Standards umsetzen, können ihr Image in der Öffentlichkeit und bei den Mitarbeitenden verbessern. Dies kann auch dazu beitragen, qualifizierte Fachkräfte heranzuziehen.
Fazit: Ein Handbuch für Arbeits- und Gesundheitsschutz, dass die ISO 45001 Anforderungen umsetzt, fördert die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden. Es sichert die rechtliche Konformität und fördert die Effizienzsteigerung und verbessert das Image der Organisation.
Compliance-Management-Handbuch
Beschreibung der Anforderungen aus
DIN ISO 37301:2021
In der Pflegebranche gewinnt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ethischer Standards zunehmend an Bedeutung. Angesichts dieser Herausforderungen erweist sich ein Compliance-Management-Handbuch, das die Anforderungen der ISO 37301 erfüllt, als äußerst vorteilhaft.
Unser Handbuch bietet klare Leitlinien und Strukturen, die es Ihnen ermöglicht, ein effizientes und nachhaltiges Compliance-Management-System zu etablieren. Durch die Integration der ISO 37301-Standards realisieren Sie folgende Vorteile:
Ganzheitlicher Ansatz: Das Handbuch fördert einen ganzheitlichen Ansatz für Compliance, die alle relevanten Aspekte berücksichtigt. Dies hilft potenzielle Risiken zu identifizieren und proaktiv anzugehen.
Risikomanagement: Das Handbuch ermöglicht eine systematische Erfassung und Bewertung von Risiken im Pflegebetrieb. Dadurch lassen sich Maßnahmen ergreifen, um Rechtsverstöße oder ethische Dilemmata zu verhindern.
Effiziente Prozesse: Die ISO 37301 betont die effiziente Bedeutung von Prozessen. Durch die Integration der Standards unterstützt Sie die Compliance-Aufgaben effektiver zu organisieren und Ressourcen optimal einzusetzen.
Klare Verantwortlichkeiten: Durch die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in Bezug auf Compliance schaffen Sie Transparenz. Dies ist in der Pflegebranche von besonderer Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die gleichen hohen Standards einhalten.
Kommunikation und Schulung: Das Handbuch dient als Grundlage für Schulungsprogramme, die das Bewusstsein für Compliance-Richtlinien schärfen. Dies trägt dazu bei, ein gemeinsames Verständnis für die Bedeutung von Compliance in der gesamten Organisation zu schaffen.
Vertrauen und Reputation: ISO 37301-konformes Compliance-Management stärkt das Vertrauen von Patienten, Angehörigen und Behörden in die Integrität der Pflegeeinrichtung. Ein gut etabliertes Compliance-System kann die Reputation steigern und rechtliche Konsequenzen minimieren.
Insgesamt eröffnet die Implementierung eines Compliance-Management-Handbuchs nach ISO 37301 der Pflegebranche die Möglichkeit, eine Kultur der Integrität und Rechenschaftspflicht zu fördern. Dies ist wesentlich, um sowohl qualitativ hochwertige Pflegeleistungen zu erbringen als auch den rechtlichen und ethischen Anforderungen gerecht zu werden.
Risiko-Management-Handbuch
Beschreibung der Anforderungen aus
DIN ISO 31000:2018
In der sich heute schnell entwickelnden und regulierten Pflegebranche besteht eine Vielzahl von Risiken. Dies reicht von der Patientensicherheit bis zur Datenschutz-Compliance. Die Anwendung der ISO 31000-Handbuches, einer international anerkannten Leitfaden für Risikomanagement, bietet einen soliden Rahmen, um diese Herausforderungen anzugehen.
Erhöhte Patientensicherheit: Durch die Identifizierung und Bewertung von Risiken lassen sich potenzielle Gefahren für Patienten und Bewohnern erkennen und minimieren.
Effizientes Ressourcenmanagement: Das Handbuch fördert den gezielten Einsatz von Ressourcen, um Risiken zu bewältigen, was zu einer effizienteren Nutzung von Zeit, Geld und Personal führt.
Rechtliche und regulatorische Compliance: Die Nutzung des Handbuches trägt dazu bei, rechtliche Anforderungen und Vorschriften in der Pflegebranche zu erfüllen, was Bußgelder und rechtliche Konsequenzen minimieren kann.
Kontinuierliche Verbesserung: Ein Handbuch für Risikomanagement legt den Grundstein für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, bei dem Risiken überwacht, bewertet und angepasst werden, um die Effektivität der Maßnahmen sicherzustellen.
Gesteigertes Vertrauen: Patienten, Bewohner, Angehörige und Stakeholder haben mehr Vertrauen in Ihre Einrichtung, die ein transparentes und robustes Risikomanagement aufweist.
Strategische Entscheidungsfindung: Die Identifizierung von Risiken ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene, da potenzielle Hindernisse und Chancen berücksichtigt werden.
Reduzierung finanzieller Verluste: Durch die Vorbeugung von Risiken können teure Fehler vermieden werden, die zu finanziellen Verlusten führen könnten.
Die Anwendung der ISO 31000 auf die Pflegebranche erfordert ein maßgeschneidertes Handbuch, das spezifische Risiken, Prozesse und Bedürfnisse berücksichtigt. Die Umsetzung dieses Handbuchs benötigt Engagement auf allen Ebenen der Organisation. Es schafft eine nachhaltige Risikokultur und langfristige Vorteile für die Patienten-/Bewohnerversorgung zu gewährleisten.
Hinweisgeber-Systemlösung
Eine Software im Einklang mit den Anforderungen aus
gesetzlichen Vorgaben
In Zeiten, in denen die Transparenz und Integrität von größter Bedeutung sind, erlangen Hinweisgebersysteme eine äußerst wichtigere Rolle. Insbesondere in Deutschland betont die Bestimmungen des Hinweisgeber-Schutz-Gesetzes (HinSchG) die Notwendigkeit , angemessene Mechanismen zum Schutz von Whistleblowern zu etablieren. Unser Angebot und ihren Vorteilen für eine Softwarelösung stellen wir vor:
Schutz der Identität und Vertraulichkeit: Die Software, die den Vorgaben des HinSchG entspricht, gewährleistet den Schutz der Identität der Hinweisgeber. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um potenzielle Repressalien oder Sanktionen gegenüber den Meldenden zu verhindern. Die Vertraulichkeit der eingereichten Informationen wird durch technische Maßnahmen wie sichere Verschlüsselung und anonymisierte Kommunikation gewährleistet.
Rechtliche Konformität: Die Software ist so konzipiert, dass sie den rechtlichen Anforderungen des HinSchG entspricht. Dies umfasst die Möglichkeit für Hinweisgeber, ihre Informationen sicher und geschützt einzureichen. Für die Pflegeeinrichtung entspricht das interne Meldesystems den gesetzlichen Vorgaben.
Effiziente Datenverwaltung: Eine maßgeschneiderte Hinweisgeber-Software ermöglicht eine strukturierte Verwaltung der eingehenden Informationen. Dies umfasst Funktionen wie Kategorisierung, Priorisierung und die Zuweisung von Aufgaben zur Bearbeitung der gemeldeten Vorfälle.
Benachrichtigung und Kommunikation: Die Software unterstützt eine sichere Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Hinweisgeber. Automatisierte Benachrichtigungen und Updates werden genutzt, um den Hinweisgeber über den Status seiner Meldung auf dem Laufenden zu halten. Die Vertraulichkeit wird bei dem Prozess nie gefährdet.
Audit-Trail und Nachverfolgbarkeit: Die Software ermöglicht die Aufzeichnung von Aktivitäten und Schritten im Hinweisgebersystem. Ein umfassender Audit-Trail stellt sicher, dass jede Interaktion oder Bearbeitung einer Meldung nachvollziehbar ist. Dies gewährleistet wiederum die Integrität des Prozesses.
Verwaltung von Berichtspflichten: Eine maßgeschneiderte Software unterstützt Sie dabei, ihren Berichtspflichten gemäß dem HinSchG nachzukommen. Dies umfasst die Erstellung von Berichten über eingegangene Meldungen und die ergriffenen Maßnahmen zur Aufklärung der gemeldeten Vorfälle.
Frühzeitige Erkennung von Risiken: Durch die Implementierung einer effizienten Hinweisgeber-Software identifizieren Sie potenzielle Compliance-Verstöße oder ethische Interessen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion und verringert das Risiko schwerwiegenderer Schäden.
Eine Hinweisgeber-Software im Einklang mit dem HinSchG bietet Unternehmen eine wertvolle Lösung. Sie gewährleistet die Zuverlässigkeit, rechtliche Konformität und effiziente Vorgangsverwaltung. Mit Funktionen wie sicherer Kommunikation, Nachverfolgbarkeit und Berichterstattung trägt sie zur Förderung einer transparenten Unternehmenskultur und zur möglichen Risikoerkennung bei.
„Sie erhalten ein integriertes Managementsystem in einer webbasierten Lösung und darstellbar über jeden Browser mit einem Word / Excel-ähnlichen Editor. Jede Person mit Zugangsberechtigung kann mit Smartphone, Tablet, Notebook oder Desktop auf die Unterlagen zugreifen. Kombinieren Sie diese Dokumente mit mehr als einem Handbuch und vermeiden Sie doppelte, widersprüchliche Inhalte aufgrund unterschiedlicher Versionen.“
Karl-Heinz Schuster, Geschäftsleitung
Weitere Highlights
Checklisten
Entwickeln Sie im System formularbasierte Checklisten. Diese überprüfen Sie leicht und regelmäßig im System wie tägliche Temperaturkontrollen oder regelmäßige Kalibrierung von Instrumenten.
Beschwerdemanagement
Vorfälle und Beschwerden treten auf. Transparenz ist in solchen Situationen immer die beste Antwort. Dokumentieren Sie den Vorfall, legen Sie Aufgaben zur Lösung fest und speichern Sie Ihre Lösung des Problems an einem zentralen Ort.
Buchungskontrolle
Alle Daten werden zur Prüfung gespeichert. Dies bedeutet, dass jede Version Ihrer Dokumentation archiviert wird, um Ihre Verpflichtung zur Vorratsdatenspeicherung zu erfüllen.
Automatisierte Workflows
Richten Sie automatische Erinnerungen zur Bestätigung von Dokumenten, Schulungen und Checklisten ein. Synchronisieren Sie Aufgaben und Erinnerungen mit Ihrem E-Mail-Kalender.
Trainingsaufzeichnungen
Beginnen Sie mit der Aufzeichnung der regelmäßigen Teilnahme an obligatorischen Schulungen für Ihre Mitarbeiter, z. B. der jährlichen Schulung zum Thema Datenschutz und Arbeitsmedizin. In vielen Branchen müssen obligatorische Schulungskurse dokumentiert werden, z. B. Anweisungen zum Umgang mit medizinischen Geräten oder Produktionsgeräten.
